Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către Autoritatea Electorală Permanentă

AUTORITATEA ELECTORALĂ PERMANENTĂ (denumită în continuare abreviat A.E.P.), instituţie publică administrativă autonomă cu personalitate juridică şi cu competenţă generală în materie electorală, care are misiunea de a asigura organizarea şi desfăşurarea alegerilor şi a referendumurilor, precum şi finanţarea partidelor politice şi a campaniilor electorale, cu respectarea Constituţiei, a legii şi a standardelor internaţionale şi europene în materie, având sediul în Strada Stavropoleo- nr. 6, sector 3, Bucureşti, cod poştal 030084, telefon/fax 021.310.13.86, www.roaep.ro, e-mail: office@roaep.ro - prelucrează date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor - RGPD), în scopul realizării atribuţiilor, drepturilor şi obligaţiilor legale, precum şi sarcinilor care servesc interesului public sau care rezultă din exercitarea autorităţii publice, cu care este învestită prin lege A.E.P., în calitate de operator.

Datele prelucrate ne permit să realizăm obligaţiile noastre legale faţă de statul român şi cetăţeni, în conformitate cu legislaţia naţională şi europeană în vigoare, cu protejarea integrităţii, confidenţialităţii şi securităţii datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm.

A.E.P. prelucrează datele pe care le furnizează cetăţenii cu bună credinţă, sau date provenite de la autorităţi şi instituţii publice (Direcţia pentru Evidenţa Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date, de la Direcţia Generală de Paşapoarte şi de la Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie etc.) sau din documente publice. Datele sunt prelucrate pentru scopuri legitime şi prin mijloace automate şi/sau manuale, după caz. Refuzul de a furniza operatorului datele personale necesare îndeplinirii obligaţiei legale ce îi revine situează persoana fizică în afara oricărui raport juridic cu A.E.P.

A.E.P. asigură condiţiile tehnice şi organizatorice necesare pentru asigurarea securităţii acestor date.

Persoana responsabilă cu protecţia datelor cu caracter personal în cadrul A.E.P. poate fi contactată la umătoarea adresă de e-mail: dpo@roaep.ro.

AEP prelucrează date cu caracter personal în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b), lit. c), şi lit. e) din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

A.E.P., în calitate de operator, prelucrează date cu caracter personal în cadrul aparatului propriu organizat în departamente, direcţii generale, direcţii, servicii, birouri, cabinete, filiale şi birouri judeţene în vederea realizării atribuţiilor stipulate în Regulamentul de organizare şi funcţionare a Autorităţii Electorale Permanente adoptat prin Hotărârea nr, 4/2016 a Birourilor Permanente ale Camerei Deputaţilor şi Senatului, astfel:

• gestionarea Corpului experţilor electorali şi desemnarea preşedinţilor birourilor electorale şi a locţiitorilor acestora, conform legii;
• selecţia şi evidenţa operatorilor de calculator implicaţi în implementarea Sistemului informatic de monitorizare a prezenţei la vot şi de prevenire a votului ilegal - SIMPV;
• gestiunea Sistemului informatic de monitorizare a prezenţei la vot şi de prevenire a votului ilegal - SIMPV;
• actualizarea Registrului electoral;
• gestionarea registrului mandatarilor financiari;
• gestionarea registrului fiscal al partidelor politice;
• gestionarea registrului fiscal al candidaţilor independenţi;
• acreditarea organizaţiilor şi persoanelor care observă procesele electorale;
• controlul şi monitorizarea îndeplinirii sarcinilor care revin autorităţilor publice şi organismelor electorale în pregătirea, organizarea şi desfăşurarea proceselor electorale;
• controlul finanţării activităţii partidelor politice şi a campaniilor electorale;
• educarea şi instruirea participanţilor la procesele electorale;
• pregătirea, organizarea şi coordonarea proceselor electorale;
• îndrumarea şi sprijinirea autorităţilor publice şi a organismelor electorale în pregătirea, organizarea şi desfăşurarea proceselor electorale;
• arhivarea materialelor electorale care rezultă din procesele electorale inclusiv a referendumurilor;
• verificarea listelor electorale utilizate în secţiile de votare în vederea identificării cazurilor de vot multiplu;
• gestionarea resurselor umane şi organizarea concursurilor şi a examenelor;
• soluţionarea petiţiilor/memoriilor/cererilor de informaţii publice;
• activităţi din sfera relaţiilor internaţionale şi organizării de evenimente;
• activităţi de reprezentare a A.E.P. în instanţă;
• auditare internă;
• gestionarea resurselor economico-financiare şi administrative;
• acreditarea reprezentanţilor mass-media.

Temeiul juridic al prelucrării de date cu caracter personal îl constituie următoarele acte normative:

V' Constituţia României;

- Legea nr. 129/2018 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 102/2005 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, precum şi pentru abrogarea Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date;

- Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor);

- Legea nr. 208/2015 privind alegerea Senatului şi a Camerei Deputaţilor, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Autorităţii Electorale Permanente, cu modificările şi completările ulterioare (text în vigoare începând cu data de 10 martie 2018);

- Hotărârea Birourilor Permanente ale Camerei Deputaţilor şi Senatului nr. 4/2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Autorităţii Electorale Permanente şi a Centrului „Expert electoral”;

Legea nr. 7/2006 privind statutul funcţionarului public parlamentar;

- Legea nr. 334/2006 privind finanţarea activităţii partidelor politice şi a campaniilor electorale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 288/2015 privind votul prin corespondenţă, precum şi modificarea şi completarea Legii nr. 208/2015 privind alegerea Senatului şi a Camerei Deputaţilor, precum şi pentru organizarea şi funcţionarea Autorităţii Electorale Permanente;

- Legea nr. 115/2015 pentru alegerea autorităţilor administraţiei publice locale, pentru modificarea Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii nr. 393/2004 privind Statutul aleşilor locali;

- Legea nr. 208/2015 privind alegerea Senatului şi a Camerei Deputaţilor;

- Legea nr. 33/2007 privind organizarea şi desfăşurarea alegerilor pentru Parlamentul European;

- Legea nr. 3/2000 privind organizarea şi desfăşurarea referendumului

- Legea partidelor politice nr. 14/2003;

- Hotărârea Guvernului nr. 220/2009 pentru aprobarea modelului cererii de înscriere în listele electorale speciale, care se face de către alegătorul comunitar, precum şi a modelului declaraţiei pe propria răspundere, care se prezintă de către persoana eligibilă comunitar la alegerile pentru membrii din România în Parlamentul European, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 4/2014 privind operaţionalizarea Registrului electoral şi pentru modificarea Legii nr. 33/2007 privind organizarea şi desfăşurarea alegerilor pentru Parlamentul European, precum şi unele măsuri pentru buna organizare şi desfăşurare a alegerilor pentru Parlamentul European din anul 2014;

- Hotărâri şi instrucţiuni A.E.P.;

Legea nr. 176/2010 privind integritatea în exercitarea funcţiilor demnităţilor publice, pentru modificarea şi completarea Legii nr. 144/2007 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Agenţiei Naţionale de Integritate, precum şi pentru modificarea şi completarea altor acte normative, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordonanţa Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor;

- Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 544/2001 privind liberul acce- la informaţii de intere- public, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;

- Legea nr. 53/2003 (Codul muncii), cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal), cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; - Legea nr. 319/2006 privind securitatea şi sănătatea în muncă;

- Legea nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice;

- Ordinul nr. 2169/2018 de aprobare a metodologiei de transmitere a datelor privind transmiterea veniturilor salariale ale personalului plătit din fonduri publice;

- Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;

- Codul civil, Codul de procedură civilă şi Codul de procedură penală.

Categorii de persoane vizate de prelucrările de date cu caracter personal:

• cetăţeni români care au vârsta de cel puţin 18 ani;
• cetăţeni ai statelor membre ale Uniunii Europene care au vârsta de cel puţin 18 ani şi care au domiciliul sau reşedinţa în România;
• candidaţi;
• experţi electorali;
• preşedinţi birourilor electorale ale secţiilor de votare şi locţiitori ai acestora;
• membri ai Biroului Electoral Central;
• operatori de calculator;
• personal tehnic auxiliar al birourilor şi oficiilor electorale;
• persoane care observă procesele electorale inclusiv regerendumurile;
• reprezentanţi ai autorităţilor publice implicate în pregătirea, organizarea şi desfăşurarea proceselor electorale;
• reprezentanţi ai partidelor politice;
• persoane responsabile de administrarea fondurilor partidului politic;
• mandatari financiari ai formaţiunilor politice şi ai candidaţilor independenţi;
• angajaţi şi foşti angajaţi ai instituţiei (inclusiv rude sau persoane aflate în întreţinere);
• persoane care se înscriu la examenele şi concursurile organizate de A.E.P.;
• petiţionari;
• reprezentanţi ai entităţilor economice;
• reprezentanţi mass-media;
• persoane care fac obiectul comunicărilor de presă;
• persoane care fac parte din delegaţii străine;
• persoane care participă la evenimente organizate de A.E.P.

Categorii de date cu caracter personal prelucrate de Autoritatea Electorală Permanentă:

- nume, numele avut înaintea modificării administrative a numelui, prenume (inclusiv al membrilor de familie, în anumite situaţii), CNP sau un alt număr unic de identificare cu funcţie similară, seria şi numărul actului de identitate naţional sau paşaportului, precum şi copia actului de identitate naţional sau a paşaportului;

- data şi locul naşterii, data emiterii/expirării actului de identitate sau a paşaportului, sex, cetăţenia, starea civilă;

- domiciliul şi reşedinţa (dacă este cazul), numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, numărul asigurării sociale şi/sau al asigurării de sănătate, situaţie economică-financiară, date bancare, date privind bunurile deţinute;

- profesia, meseria, ocupaţia, nivel studii, funcţia publică deţinută, date privind formarea profesională (diplome, certificate, adeverinţe);

- loc de muncă, denumirea angajatorului, situaţie militară;

- semnătura;

- date privind sancţiuni disciplinare, date privind sancţiuni contravenţionale, date privind interdicţii şi condamnări legate de infracţiuni.

- imagine/foto.

Categorii de destinatari ai datelor

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de A.E.P. în scopuri determinate, explicite şi legitime ce derivă din atribuţiile instituţionale. Aceste date sunt comunicate, după caz, către:

• persoanele vizate sau reprezentanţii legali ai acestora (angajaţi, foşti angajaţi, petenţi ş.a.);
• autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale;
• birouri şi oficii electorale;
• entităţi economice;
• autorităţi de management;
• servicii sociale şi de sănătate;
• societăţi bancare;
• organe de cercetare şi urmărire penală;
• instanţe j udecătoreşti;
• executori judecătoreşti;
• societăţi împuternicite de AEP;
• asociaţii şi fundaţii, organizaţii ne guvernamentale;
• orice persoană care accesează pe orice cale informaţiile cu caracter public furnizate de A.E.P..

Durata de stocare a datelor cu caracter personal

Perioada de timp în care sunt păstrate datele personale este direct proporţională cu perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care datele respective sunt colectate/prelucrate şi aceasta diferă în funcţie de tipul documentului în care sunt prelucrate, termenele de păstrare/stocare fiind în conformitate cu dispoziţiile hotărârilor, procedurilor interne şi Nomenclatorului arhivistic ale A.E.P.

Prelucrarea ulterioară prin stocare/arhivare electronică sau în format printat a acestor date se realizează conform normelor legale şi în scopuri statistice, nefiind incompatibilă cu scopul iniţial pentru care au fost colectate, cu respectarea măsurilor tehnice de securitate împotriva prelucrării ilegale.

Drepturile persoanelor vizate în contextul prelucrării datelor cu caracter personal se regăsesc în dispoziţiile art. 13-22 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi Consiliului Europei din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE. Aveţi posibilitatea, în anumite condiţii prevăzute de GDPR, să exercitaţi următoarele drepturi:

• dreptul la informare (art. 13, ait. 14)
• dreptul de acce- al persoanei vizate la propriile date cu caracter personal (art. 15); Acest drept poate fi exercitat prin intermediul unei cereri scrise, datate şi semnate olograf, care va conţine în mod obligatoriu codul numeric personal. Cererea poate fi depusă la registratura A.E.P., poate fi transmisă prin poştă, prin fax sau prin e-mail (scanată) la datele de contact menţionate în antet.
• dreptul la rectificare (art. 16);
• dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) (art. 17);
• dreptul la restricţionarea prelucrării (art. 18);
• dreptul la notificare privind rectificarea sau ştergerea datelor cu caracter personal sau restricţionarea prelucrării (art. 19);
• dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
• dreptul la opoziţie (art. 21);
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automatizate, inclusiv crearea de profiluri (art. 22).

De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a sesiza Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau de a vă adresa justiţiei.

Dacă unele din datele despre dumneavoastră sunt inexacte, vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil, A.E.P. obligându-se în acest sen- să radieze, rectifice, să actualizeze sau să şteargă datele a căror prelucrare nu este conformă cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Datele cu caracter personal sunt:

1. prelucrate în mod legal, echitabil şi transparent faţă de persoana vizată („legalitate, echitate şi transparenţă");
2. colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime şi nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scop uri;
3. adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor");
4. exacte şi, în cazul în care este necesar să fie actualizate, trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt şterse sau rectificate fără întârziere („exactitate");
5. păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depăşeşte perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
6. prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate şi confidenţialitate").

AEP prelucrează datele în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD „prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului”.

Următoarele date cu caracter personal: nume, prenume și adresa de corespondență vor fi divulgate Poștei Române în vedrea transmiterii plicurilor pentru exercitarea votului prin corespondență.

Este opțiunea dumneavoastră de a completa sau nu datele solicitate în formularul on-line. După introducerea datelor, AEP care are misiunea de a asigura organizarea şi desfăşurarea alegerilor, în calitate de operator, are obligația legală de a le prelucra.

Refuzul dumneavoastră de a completa datele cu caracter personal solicitate în formularul on-line va conduce la imposibilitatea validarii cererii pentru „Înscriere pentru vot la secție în străinătate” sau pentru „Înscriere pentru vot prin corespondență” .

Autoritatea Electorală Permanentă în calitatea sa de operator de date cu caracter personal, este preocupată, în mod constant, de asigurarea unei protecţii ridicate a persoanelor cu privire la prelucrările de date cu caracter personal. In acest scop se crează şi se deţin sisteme de evidenţă, în condiţiile legii, utilizând atât mijloace manuale, cât şi automatizate de prelucrare a datelor cu caracter personal, asigurând caracterul privat şi protecţia acestora, personalul A.E.P având obligaţia legală de a respecta confidenţialitatea lucrărilor şi a informaţiilor care au acelaşi caracter, de care au luat cunoştinţă în exercitarea atribuţiilor de serviciu.